"Vrienden maken voordat je ze nodig hebt" 

Kennismaken

Bij het organiseren van een evenement, groot of klein, is afstemming en samenwerking met veel verschillende partijen nodig. We vroegen collega Kees Arts, coördinator evenementenveiligheid Veiligheidsregio Brabant-Noord wat zijn rol inhoudt en wat er allemaal bij komt kijken.  

De start van het evenementenseizoen begint in Brabant-Noord natuurlijk al met carnaval. Maar de meeste festivals en andere evenementen beginnen vanaf het voorjaar. Bij het organiseren van een evenement, groot of klein, is afstemming en samenwerking met veel verschillende partijen nodig. We vroegen collega Kees Arts, coördinator evenementenveiligheid Veiligheidsregio Brabant-Noord wat zijn rol inhoudt en wat er allemaal bij komt kijken. 

Coördinator evenementenveiligheid is een hele mond vol, wat houdt het precies in? 

“Het woord ‘veiligheid’ in deze functietitel is cruciaal. Wat ik toevoeg zit echt op het stukje veiligheid en niet alleen op het coördineren van een evenement. Daarbij speel ik ook een verbindende factor tussen de overheid, hulpdiensten, partners, betreffende gemeente en organisator van het evenement. Om ervoor te zorgen dat we allemaal dezelfde taal spreken, is het belangrijk om met elkaar in contact te blijven en van elkaar te leren. Dat laatste doen we door op maat gemaakte leergangen, webinars en doorleefsessies (generale repetitie) te organiseren. Ook organiseren we regelmatig een themadag Evenementenveiligheid voor het hele netwerk binnen onze regio.”

Wat maakt dit werk zo leuk? 

“Dat we met collega’s echt iets toe kunnen voegen op het gebied van veiligheid. Sommige evenementen draaien al jaren goed, waardoor onze rol minder impact maakt. Maar ook zijn er evenementen waar we veiligheidswinsten kunnen boeken door aan de voorkant te kijken naar risico’s. Soms hebben organisatoren het gevoel dat de overheid een evenement onmogelijk wil maken, maar in de praktijk willen alle betrokken partijen een evenement mogelijk maken. Evenementen zijn ontzettend belangrijk! Dat is altijd het uitgangspunt.

En het een stukje verbeteren op het gebied van veiligheid. Maar tegelijkertijd moeten we als overheid niet doorschieten. We zouden iedere veiligheidsmaatregel kunnen eisen als overheid, maar je moet reëel en proportioneel blijven over de risico’s. Dit besef proberen we te creëren bij alle gemeenten en adviseurs. Daar maken we vanuit evenementenveiligheid wel echt het verschil in. Veiligheid is belangrijk, maar overdrijf niet!”

Hoe ver van te voren beginnen jullie met de voorbereiding? 

“Dat wisselt per evenement. Ook hierin moeten we reëel blijven. Zo vroeg als mogelijk is verstandig. Maar blijf ook realistisch, want een organisator is soms nog helemaal niet zo ver en aan de hand van voortgang ticketverkoop kan er nog veel wijzigen. Maar hoe eerder je met elkaar nadenkt over risico’s, hoe meer invloed je kunt uitoefenen als dat nodig is. Zowel in planvorming als in de praktijk. Denk bijvoorbeeld aan de eisen voor het opbouwen van een festival. Staat een tent of podium er eenmaal, dan kun je er weinig meer aan veranderen.”

Merk je dat evenementen veranderen? 

“We zien de laatste jaren dat het wat minder goed gaat in de sector. Een aantal redenen daarvoor zijn: kosten, regeldruk en een overvolle kalender. In het verleden waren de meeste festival uitverkocht, nu is dat minder. Organisatoren vragen bij de vergunningsaanvraag capaciteit voor bijvoorbeeld 25.000 bezoekers per dag, maar gaandeweg zien ze dat de kaartverkoop tegenvalt. Dan kan het zomaar zijn dat ze ervoor kiezen om het evenement af te schalen naar bijvoorbeeld 15.000 bezoekers per dag. Dan is er een ander plan nodig: minder tenten, andere inzet van EHBO, minder toiletten, minder beveiliging etc.

Dus we zien de laatste twee jaar dat er een soort spanning ontstaat. Aan de ene kant wil je vroeg beginnen, aan de andere kant is het plan wat je dán opstelt niet in beton gegoten. Daar zoek je met elkaar een gezonde balans in. Ook hierin zoek ik in mijn rol de verbinding op tussen de partners en streef ik ernaar dat de overheid zich ook flexibel opstelt en begrip toont voor deze ontwikkelingen in de evenementenbranche. We willen niet dat evenementen verdwijnen. Tijdens de coronaperiode werden evenementen heel erg gemist, het is echt een sociale bezigheid.”

Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens een evenement? 

“Platgeslagen is de organisator zelf verantwoordelijk voor de veiligheid van het evenement. De gemeente is verantwoordelijk het verlenen van de juiste vergunningen. En wij ondersteunen de gemeente daarbij: zijn de reële risico’s in beeld en is daar voldoende op voorbereid?”

Wanneer is een samenwerking voor jou succesvol? 

“Een mooi motto: Vrienden maken voordat je ze nodig hebt. In het verleden hebben we samengewerkt met een organisator die vrij sceptisch was over doorleefsessies die we organiseren. Je leert elkaar kennen, lijntjes worden gelegd en je komt te weten wie je wanneer nodig hebt. ‘Weer iets van de overheid’, noemde hij het. Tot er op het evenement een heftig incident plaatsvond. De lijntjes werden direct gelegd en er werd snel, efficiënt en professioneel gehandeld. Dat is dus het grote voordeel van vrienden maken voordat je ze nodig hebt. En sindsdien is hij ambassadeur van doorleefsessies! Dat vind ik wel heel tof. En ik durf ook wel te zeggen dat wij als regio best een beetje uniek zijn in het opstarten en onderhouden van warme contacten met organisatoren. Samen werken we aan veiligheid.”

Waar zitten voor jou de uitdagingen als coördinator evenementenveiligheid? 

“Uitdaging in de positieve zin van het woord zit hem voor mij bij twee type evenementen: binnenstedelijke evenementen en evenementen georganiseerd door vrijwilligers. Een voorbeeld van een stedelijk evenement, is carnaval in Oeteldonk. Het stadsleven gaat gewoon door, er is niet 1 duidelijke organisator met wie je afspraken maakt. Als overheid moet je dus echt een stap naar voren doen. 

En we hebben het eerder gehad over knelpunten van organisatoren, zoals regeldruk en kosten. Maar een evenement georganiseerd door vrijwilligers heeft het misschien nog veel zwaarder. Je hebt die kennis niet in huis, ook daar stijgen de kosten, zijn er vaak minder inkomsten en blijven bezoekers weg. De plaatselijke slager moet nu bijwijzen van ook de vergunningsaanvraag regelen. Dan wordt er meer op ons geleund, en logisch.”

Tip van Kees! 

“Check altijd de nooduitgangen, op welk evenement je ook bent. Als er een incident is zoals een brand, lopen we achter de grote horde mensen aan. We zijn kuddedieren. En we nemen vaak dezelfde weg naar buiten als hoe we binnen zijn gekomen. Terwijl er altijd meerdere nooduitgangen zijn, dus check die van te voren!”

Bron: Het artikel is integraal overgenomen:
https://www.vrbn.nl/verhaal/vrienden-maken-voordat-je-ze-nodig-hebt